¿Qué es la firma electrónica? Para qué sirve y cómo usarla

Tiempo de lectura: 4 min
Redacción Banco Pichincha
28 de abril 2021

El comercio electrónico, la digitalización masiva de archivos, la vulneración de datos en internet y la rapidez con la que se mueven los negocios nos han obligado a pasar de la firma tradicional, de puño y letra, a la firma electrónica. En Ecuador, este concepto todavía es muy nuevo y comprenderlo puede ser algo complejo. Por eso, en este post te vamos a explicar, sin ciencia, todo lo que necesitas saber sobre esta nueva opción para firmar tus documentos. 

¿Qué es la firma electrónica?

La Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, en su artículo 20, la define como un “mensaje de datos que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad”. 

En otras palabras, este archivo digital contiene los datos necesarios para asegurar la identidad del titular y sirve para firmar documentos electrónicos con la validación legal correspondiente. 

Por supuesto, el documento electrónico será legal, siempre y cuando se rubrique con firmas electrónicas emitidas por entidades de certificación autorizadas por ARCOTEL.

¿Cómo funciona?

Los datos encriptados en una firma electrónica funcionan bajo los cuatro principios que te explicamos a continuación.

La firma electrónica asegura la identidad del firmante Identidad: permite verificar y confirmar la identidad del titular de la firma electrónica.
El documento firmado con firma electrónica se cifra. Confidencialidad: el emisor sabe que la información del documento ha sido cifrada y solo el receptor es capaz de descifrarlo.
La firma electrónica no se puede repudiar. No repudio: el firmante no puede rechazar o negar que ha firmado un documento si, para ello, usó una firma electrónica emitida por entidades certificadas en Ecuador.
Integridad de la información del documento firmado Integridad: permite la encriptación y protección de los datos, para evitar que sean vulnerados a través de ataques cibernéticos.

 

Tipos, duración y costos

Las firmas electrónicas pueden ser en “archivos” o “token”. Las firmas en archivo son descargables y las de token se entregan en un dispositivo USB.  Si vas a solicitar una como persona natural, con la firma en archivo es suficiente. Sin embargo, podrás consultar con el proveedor cuál te conviene más de acuerdo a tus necesidades

La duración puede ser desde un mes hasta cinco años. Sobre los costos, estos podrían ir desde los $10,00 hasta los $60,00 aproximadamente.

¿Cómo firmar un documento?

Sobre los requisitos y el proceso para solicitar una firma electrónica, te recomendamos asesorarte directamente con el proveedor que elijas. Pero, una vez que obtienes tu firma electrónica, seguro pensarás “¿Y ahora?”. ¡Tranquilo! Te vamos a contar cómo firmar tu primer documento. 

  1. Necesitas descargarte un programa llamado “FirmaEC”. Escoge la opción adecuada para tu sistema operativo. 
  2. En la opción “Firmar documento” completa los campos que te solicita el programa. 
  3. En el botón “Examinar” de la esquina inferior derecha podrás escoger el archivo que quieres firmar.
  4. Haz clic en “Firmar” y elige el lugar del documento en el que quieres colocar tu firma. 
  5. Finalmente, selecciona “Estampar” y tu documento ya firmado se guardará en el mismo sitio en el que lo tenías anteriormente.

 

Programa FirmaEC para usar la firma electrónica
Así luce el programa FirmaEC que debes descargarte para usar tu firma electrónica.

 

Diez claves que te sugerimos seguir al pie de la letra

En cuanto solicites tu firma electrónica, tu proveedor te dará estas indicaciones. Nos adelantamos porque es mejor prevenir que lamentar.

  1. El enlace de descarga de la firma caduca. Si no la has descargado a tiempo, tendrás que volver a pagar por otra firma porque no es posible recuperar el link.
  2. Solo puedes descargar la firma una vez. ¡Procura no perder el archivo!
  3. No la pierdas. Si extravías la firma electrónica, tu proveedor no está en capacidad de entregártela nuevamente porque, por tu seguridad, este no guarda respaldo.
  4. ¡Ojo, con el navegador! Es recomendable que descargues la firma desde Google Chrome. 
  5. Adiós dispositivos móviles. Nunca descargues la firma desde un celular o tablet.
  6. El respaldo es tu mejor amigo. Envíate la firma por correo o guárdala en una flash memory. 
  7. ¡Guarda esta clave como oro en polvo! Cuando descargues la firma, te pedirá configurar una clave. Si la olvidas o la pierdes, no hay forma de recuperarla.
  8. Sigue las instrucciones. Antes de dar clic en cualquier enlace incluído en el correo, lee detenidamente lo que te indica el proveedor.
  9. No subestimes cualquier guía. Pon atención y sigue al pie de la letra el paso a paso para descargar tu firma. 
  10. Sé responsable con tu firma electrónica. No la compartas con nadie y dale siempre un buen uso.

Cinco ventajas de las firmas electrónicas

La firma electrónica proporciona mayor seguridad Más seguridad: los documentos no se pueden alterar tras su rúbrica con este tipo de firma.
Con a firma electrónica los procesos son más rápidos Más agilidad: los procesos dentro de las empresas se vuelven más ágiles y, por tanto, más eficientes.
La firma electrónica hace los trámites más cómodos. Más comodidad: para quien debe rubricar un documento, es más cómodo y rápido usar la firma electrónica que acercarse personalmente a hacerlo. Los tiempos y desplazamientos se limitan al máximo.
La firma electrónica encripta los documentos. Más confidencialidad: solo emisor y receptor pueden acceder al contenido del documento. 
La firma electrónica permite reducir el uso del papel Menos papel, más sostenibles: las empresas pueden ahorrar mucho en papel al usar únicamente documentos electrónicos y a la vez contribuir por un mundo más verde.