Cinco curiosas técnicas para mejorar tu desempeño laboral y personal

Benjamin Franklin una vez dijo: “Time is money” y nunca esta famosa frase estuvo tan vigente como ahora. No se trata de concebir el mundo como el escenario en el que nuestra vida se limita a producir ganancias. Tiene que ver con el tiempo y esfuerzo que dedicamos a trabajar para que rinda los frutos que esperamos.

Por eso, vamos a enseñarte cinco técnicas para mejorar tu desempeño, tanto en el trabajo como en la vida personal. Además, te vendrán de maravilla para el teletrabajo. ¡Vamos a verlas!

1. Técnica Pomodoro

Imagina a un hombre en su cocina preparando spaghetti, usando un temporizador en forma de tomate para saber cuándo la pasta estará al dente. Sí, este es el escenario en el que nació la técnica Pomodoro (tomate, en italiano).

El hombre se llama Francesco Cirilli y, en algún momento de la década de 1980, con un temporizador en forma de tomate en la mano, creó una de las técnicas de productividad y gestión del tiempo más utilizadas a nivel mundial.

¿Cómo funciona?

Esta técnica consiste en gestionar el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, con intervalos cortos de descanso. Antes de comenzar a utilizarla, debes tener en mente esta premisa:

 

Trabajar de esta manera es sencillo pero requiere disciplina para que funcione. A continuación, te explicamos cómo comenzar a utilizarla:

 

1. Haz un listado con tus tareas pendientes del día.
2. Toma un temporizador y programa 25 minutos, es decir, un pomodoro.
3. Trabaja en una sola tarea durante ese tiempo y procura no distraerte con nada, pues tendrás que reiniciar el temporizador.
4. Al sonar el pomodoro, descansa durante cinco minutos.
5. Reinicia el tiempo y vuelve a trabajar un pomodoro más.
6. Luego de cuatro pomodoros, puedes descansar por al menos 15 o 20 minutos.

 

Claves para que la técnica Pomodoro funcione:

 

	Las tareas deben estar descritas lo más concretas posible.
	Durante el pomodoro, no te distraigas.
	No te saltes los descansos porque a medida que pasa el tiempo te sentirás mentalmente cansado.
	Enfócate en una sola tarea y en terminarla. Es mejor tener una tarea lista que dos incompletas.

 

 

2. Método SCRUM

SCRUM o melé es una jugada que hacen los equipos de rugby, en la que ganar la pelota depende del trabajo en equipo y del despliegue de las mejores habilidades de los jugadores. Cada uno ocupa su lugar basándose en el rol que desempeñan: están los que fortalecen la alineación, los que estabilizan la jugada y el que recupera el balón.

Todos (los jugadores) tienen que funcionar de una manera armónica...es un trabajo conjunto de diferentes habilidades que debe ser muy armónico para que salga bien…

Johana Molano, Centro del equipo Jíbaras de la Asociación Ecuatoriana de Rugby.

Pero ¿qué tiene que ver con la productividad laboral? En 1986, Hirotaka Takeuchi estudió los procesos de producción de computadoras, cámaras de fotos, autos, fotocopiadoras y otros bienes, tanto en Japón como en Estados Unidos. Takeuchi notó que los equipos incluían distintas habilidades complementarias entre sí que los volvían más productivos y los comparó con la alineación SCRUM en el rugby. ¡Así nació una nueva metodología para aumentar el desempeño laboral!

¿Cómo funciona el método SCRUM?

Esta técnica de productividad laboral consiste en el planteamiento de proyectos cuyas tareas se trabajan por intervalos de varias semanas en las que se alcanzarán los objetivos establecidos. Recuerda:

 

A continuación, te explicamos cómo organizar un sprint, si trabajas en solitario o en equipo:

 

1. El primer día de sprint debes solicitar a tu cliente interno o externo los requerimientos que tenga sobre un proyecto. Tú y/o tu equipo elaboran la lista de tareas por nivel de prioridad que sepan que pueden cumplir en el intervalo de tiempo establecido.
2. Cada día del sprint revisas los avances que has logrado en una reunión con tu equipo de no más de 15 minutos. Debes pensar en tres aspectos clave: qué has hecho, qué harás y qué impedimentos tienes para desarrollar tus tareas.
3. El último día del sprint, tanto si trabajas solo como en equipo, presentas tus entregables a tu cliente interno o externo y, luego, debes analizar en retrospectiva cuáles fueron los retos para terminar tu trabajo y cómo podrían solucionarse.

Esta técnica no es compleja y te permite trabajar mucho más enfocado ya que tienes tareas claras, concretas y bien orientadas a un objetivo mayor. ¡Deja de agobiarte! Trabaja con intervalos de tiempo de entre dos y cuatro semanas y cumple con tus propias expectativas y las de los demás miembros de tu equipo y clientes.

¿Cuáles son sus beneficios?

 

	Manejo y cumplimiento de las expectativas de tus clientes internos (dentro de tu empresa) o externos.
	Mayor productividad gracias a la disminución de tareas mal conceptualizadas y a la independencia que tienes para trabajar.
	Alta capacidad de reacción debido a que los proyectos complejos pueden demandar mayor flexibilidad y adaptación.

 

 

3. Técnica “Getting Things Done (GTD)”

Esta exitosa técnica de productividad laboral y personal es el resultado del trabajo de un mago, camarero, instructor de karate y gerente de agencias de viajes, pero, sobre todo, de un empresario. ¿Crees que hablamos de cinco personas diferentes? ¡No! El norteamericano David Allen puede presumir de haber tenido 35 profesiones antes de cumplir sus 35 años.

La profesión que eligió definitivamente es la de empresario y escritor. En 2001 publicó su libro Getting Things Done (“Organízate con eficacia”, en español). ¡Veamos de qué se trata!

¿Cómo funciona la técnica GTD?

Es muy sencillo de aplicar porque incluso las herramientas que necesitas son muy básicas, sobre todo si prefieres lo clásico a la tecnología. Para utilizar esta técnica, ten en cuenta lo siguiente:

 

1. Recopila tus pendientes en un soporte físico o digital. Puedes usar una agenda o bloc de notas. Separa las tareas por categorías, algunas opciones son hogar, personal y trabajo.
2. Procesa las tareas preguntándote lo siguiente:
   a) ¿Qué tipo de tarea es?
   b) ¿Me tomaría pocos minutos completarla?
   c) ¿Qué pasos debo seguir para concluirla?
3. Organízalas y completa primero aquellas que te tomen pocos minutos, para que puedas desecharlas. También, identifica si alguna es más bien un proyecto que necesita de varias tareas menores. Además, pon en una lista de espera las que hayas delegado a alguien más, para que no olvides monitorearlas.
4. Evalúa tu progreso para identificar si has olvidado cumplir con tareas de fechas anteriores. No puedes continuar con las nuevas si tienes otras rezagadas. Una vez por semana revisa tu lista para comprobar si está actualizada o no.
5. Haz tus pendientes basándote en su prioridad, el contexto en el que debes cumplirlos y el tiempo y energía disponible.

 

¿Qué ventajas aporta a tu desempeño laboral?

 

	Te ayuda a organizar mejor tus tareas, evitando que te agobie el peso de recordarlas a cada momento.
	Aporta mayor autonomía porque tú gestionas tus pendientes, el nivel de prioridad y el momento adecuado para cumplirlos.
	Evita que procastines tareas que pueden ser resueltas fácilmente.

 

 

4. Técnica “La caja de Eisenhower”

Imagina al expresidente y general del ejército de los Estados Unidos, Dweight Eisenhower, en su despacho, tomando las decisiones que guiarían el futuro del país. ¿Sabías que es famoso por su gran capacidad para gestionar el tiempo? Sí, tanto en la Segunda Guerra Mundial como en la tranquilidad de la Casa Blanca, el exmandatario tenía tiempo para todo y lo lograba gracias a un sistema de productividad creado por él mismo: una matriz que ahora se conoce como “La caja de Eisenhower”.

¿Cómo funciona la Caja o Matriz de Eisenhower?

Antes de empezar, no olvides que:

Lo urgente normalmente no es importante. Lo importante casi nunca es urgente

Dweight Eisenhower, expresidente de los Estados Unidos

Para utilizar esta técnica existen cuatro tipos de tareas que debes clasificar en la matriz de cuatro cuadrantes:

1. Urgentes e importantes: tienen el primer nivel de prioridad y son las que deberías hacer primero.
2. Importante pero no urgente: son tareas a mediano/ largo plazo que tendrás que decidir cuándo comenzar a hacerlas. Nivel de prioridad: dos.
3. No importante pero urgente: son aquellas que puedes delegar a alguien que las solucionará mejor y más rápido. Si trabajas solo, estas tareas tienen un nivel de prioridad tres.
4. No importante y no urgente: aquí caben las tareas que no te ayudan a avanzar hacia tus objetivos. Estas, por lo tanto, pueden abandonarse o eliminarse. Pero, si deseas completarlas, recuerda que su nivel de prioridad es de cuatro.

Mira este ejemplo que hemos preparado para ti:

 

¿Cómo mejora tu rendimiento laboral?

• Tomarás mejores y más rápidas decisiones sobre en qué trabajar y el orden de prioridad.
• Encontrarás más balance entre las tareas, la energía y tiempo que les dedicas.
• Te mantendrás enfocado en tus objetivos laborales y personales.

 

 

 

5. Método de Ivy Lee

Hace poco más de 100 años, en Estados Unidos, un rico productor de acero llamado Schwab se preguntaba, constantemente, cómo aumentar el desempeño laboral de sus empleados. Así que un día contactó a Ivy Lee, un muy respetado consultor de productividad de la época.

Ivy Lee le pidió solo 15 minutos con cada uno de sus empleados y sin facturar por sus servicios. Después de tres meses y según habían acordado, Schwab envió un cheque por el monto que él consideraba que había valido la consultoría de Lee, de acuerdo a los resultados obtenidos. Lee terminó cobrando $25.000 dólares por su trabajo. ¡La técnica fue un rotundo éxito!

¿Cómo funciona el método de Ivy Lee?

Si te gusta lo vintage, esta será tu técnica favorita. No olvides su premisa:

 

1. Al finalizar tu jornada laboral, escribe en una hoja, agenda o tu herramienta digital preferida, las seis tareas más importantes que debas hacer al día siguiente.
2. Identifica la prioridad de cada una de esas tareas.
3. El día siguiente, enfócate primero en la tarea más importante de la lista y no la sueltes hasta que la hayas terminado.
4. Una vez terminada la primera, comienza con la siguiente, en orden de prioridad

Si no terminas todas las tareas de tu lista, estas deben estar en la lista del siguiente día.

Claves para que tu lista de seis tareas funcione:

 

	No añadas más de seis tareas a tu lista.
	No colecciones tareas incompletas, termínalas.
	Evita hacer la lista el mismo día, solo te quitará tiempo para avanzar con las tareas prioritarias.
	Después de terminar una tarea, toma un corto descanso para desconectar y recuperar energía.