La boda de tus sueños no tiene por qué ser extremadamente costosa. Sabemos lo estresante que puede ser planificar esta experiencia única en la vida, sobre todo porque el presupuesto puede salirse de control. Así que antes de sacar la billetera, vamos a explicarte cómo evitar el derroche y mantener las cuentas bajo control durante todo el proceso.
1. Elige la fecha en temporada baja
En la industria blanca, la llamada “temporada baja” existe, y puede ser una gran oportunidad para casarse aprovechando descuentos o promociones. Las locaciones suelen ofrecer precios más bajos porque, al no ser fechas altamente demandadas por las parejas, necesitan mantener actividad para una rentabilidad estable. ¿Cómo funciona?
En Ecuador, como en otras partes del mundo, la temporada baja suele ser entre octubre/noviembre hasta enero/febrero. Las locaciones lo saben, así que alrededor de marzo suelen lanzar las promociones o descuentos para estos meses con poca actividad. También, el mercado de las bodas suele unirse a la fiebre del Black Friday y los proveedores ofrecen rebajas o precios congelados si se reserva ese día.
2. Apuesta por una organizadora de bodas
La emoción puede hacerte creer que organizar una boda es cuestión de contactar proveedores y pagar por los servicios. Parece sencillo, pero lo cierto es que es muchísimo más complejo que eso. Se requiere conocimiento, experiencia y mucho tiempo para que la organización de este evento sea perfecta. Nadie mejor para eso que una wedding planner. ¿Por qué?
- Conoce los costos del mercado.
- Tiene un portafolio de proveedores con los que ha trabajado.
- Traduce tus gustos para darle personalidad a tu boda.
- Suele ser una profesional empática, paciente y organizada.
- Mantendrá tu presupuesto dentro de los límites y las cuentas claras.
- Organiza las visitas, citas, reuniones con los proveedores.
- Brinda consejos con base en su experiencia.
- Aclara tus dudas e incertidumbres respecto al evento.
- Se encarga de absolutamente todo durante la boda.
- Se convierte en un gran apoyo a lo largo de todo el proceso.
En este punto, pueden optar por buscar profesionales independientes con experiencia, su portafolio de precios y proveedores les podría resultar más conveniente que el de una empresa. Después de todo, ¡esta persona será una especie de hada madrina para los novios!
3. Plantea un presupuesto real
Antes de empezar a contactar proveedores, es esencial que junto a tu pareja definan el presupuesto máximo disponible para la boda. Recuerda que la idea es que disfruten de un día único en compañía de sus familiares y amigos más queridos; no, de hacer un evento suntuoso con gente que han visto de manera ocasional.
Hay algunos puntos clave que recomendamos ampliamente tomar en cuenta a la hora de establecer el presupuesto y empezar a ahorrar en tu boda.
- Número de invitados: esta cifra es directamente proporcional al monto para la boda. A más invitados, mayor costo. Hay que definir el límite máximo de asistentes para el evento y no añadir nuevos en el camino. Un buen ahorrador planearía una boda mediana que no excediera los 120 invitados. Luego de las confirmaciones, tendrá alrededor de 90 personas.
- Nivel de personalización: las bodas genéricas no son lo ideal, pero un buen ahorrador sabe que es posible tener un evento personalizado sin grabar su nombre en cada detalle. Para esto se pueden escoger dos o tres aspectos en los que les gustaría poner su toque personal. Algunas buenas opciones: la comida, la música y el primer baile o los colores que se usarán en el evento.
- Vestido y traje: hay que decidir si estos dos elementos estarán incluidos en el presupuesto general o son valores aparte a considerar. Cada uno debe establecer el monto máximo a destinar al vestido y al traje.
PRO TIP: hagan un presupuesto para escoger servicios o detalles especiales; respetarlo les dará seguridad y tranquilidad.
4. Importante, poner límites a cada servicio
Para manejar adecuadamente el presupuesto disponible, es indispensable trabajar de la mano de la planeadora de bodas. Juntos, analicen y establezcan el porcentaje máximo de dinero que usarán para cada categoría de servicios que usualmente incluye este evento. Una profesional de la industria blanca les dirá seguramente que los tres más costosos son:
- La comida
- Las flores
- El montaje (carpas o salón, menaje)
PRO TIP: hay algunos servicios que en una boda lucen muy bien pero que son opcionales. Estos pueden incluirlos después, si queda dinero a favor. Por ejemplo: estación de café, humo para la pista de baile, fuegos pirotécnicos, etc
5. Compara proveedores, pero no tantos
¡Espera! Todavía no saques tu billetera. Antes de reservar con el primer proveedor que te impresionó, hay que analizar una segunda opción. Esto permitirá comparar las prestaciones en el servicio de cada uno, la calidad de los productos, el catálogo que tiene para ofrecer y, finalmente, el precio.
Para los novios, lidiar con muchas opciones suele ser confuso y puede provocar que se elija mal. Lo recomendable es que la decisión final se tome, máximo, entre dos proveedores de cada categoría de servicio.
La elección de estas dos opciones puede basarse en recomendaciones de amigos o familiares, preferencias personales o el catálogo de proveedores de su wedding planner. Lo ideal es seleccionar el que ofrezca mejor relación calidad - precio.
6. Gestiona correctamente el presupuesto
Con una gestión adecuada de las cuentas y facturas, viene también la tranquilidad mental y financiera. Y, créenos, te vendrá de maravilla. Para evitar disgustos posteriores, gestiona el presupuesto tomando en cuenta estas dos cosas.
- Registro de gastos: si lo gestiona la pareja o la planeadora, el registro de gastos debe ser un documento en el que se detalle los servicios solicitados, los montos totales a pagar, las cuotas ya abonadas y las pendientes, con las respectivas fechas, así como el total pendiente por pagar. De esta manera se puede tener mapeado el dinero que sale del presupuesto y para qué. ¡No olvides guardar comprobantes de pago, transferencias y facturas!
- Cuenta exclusiva para la boda: entre el presupuesto personal y el presupuesto para la boda no puede haber confusiones, porque podría ocasionar malos ratos y preocupaciones financieras. ¡Imagina gastar la cuota de la boda en otra cosa! Para evitar esto, una experta les recomendaría destinar una cuenta bancaria solo para el evento. Todo el dinero debería irse depositando ahí, de tal manera que se use para lo que realmente es.
PRO TIP: definan cuáles son los servicios prioritarios y páguenlos primero. Es mejor asegurarse un servicio que no puede faltar, a tres que sean opcionales.
7. Acepta regalos pequeños
Atrás quedaron los tiempos en los que los invitados asistían con grandes cajas envueltas en bonitos moños. Dentro, una licuadora, media docena de vasos, un juego de ollas... Si bien el objetivo de los regalos es ayudar a los novios a empezar un nuevo hogar, este tipo de regalos ya no se estila.
La nueva tendencia es que los regalos sean “pequeños” y vengan en forma de una suma de dinero a consideración de cada invitado. Esto suele resultar muy cómodo para ellos y financieramente mejor para ti, porque recuperarás una buena parte de tu inversión y podrás decidir cómo utilizar esos recursos. Para recibir los regalos en dinero tienes dos opciones:
- El cofre: se coloca el día del evento en una mesa decorada junto a otros elementos, como el libro de firmas y deseos. Para que funcione es necesario que, junto a las invitaciones, envíes también un pequeño sobre donde los invitados colocarán el dinero. Esto puede aumentar el costo de la papelería, además de que el cofre tendrá que estar toda la noche a buen resguardo.
- El Plan novios: es una cuenta bancaria destinada únicamente a los regalos. Resulta muy cómodo usar esta opción porque los invitados pueden hacer una transferencia usando la Banca web o Banca móvil de Banco Pichincha el día y momento que quieran. Tu cuenta del Plan novios estará activa tres meses, tiempo suficiente para que todos puedan hacerte ese obsequio especial y aportar a tu nuevo hogar.
Lo más lindo de planificar una boda es ese sentimiento genuino que vemos en los ojos de los novios al decir Sí acepto.
Karla Moscoso, Organizadora de bodas
Bonus
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