Cinco curiosas técnicas para mejorar tu productividad laboral y personal

1. Técnica Pomodoro

Imagina a un hombre en su cocina preparando spaghetti, usando un temporizador en forma de tomate para saber cuándo la pasta estará al dente. Sí, este es el escenario en el que nació la técnica Pomodoro (tomate, en italiano).

El hombre se llama Francesco Cirilli y, en algún momento de la década de 1980, con un temporizador en forma de tomate en la mano, creó una de las técnicas de productividad y gestión del tiempo más utilizadas a nivel mundial.

¿Cómo funciona?

Esta técnica consiste en gestionar el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, con intervalos cortos de descanso. Antes de comenzar a utilizarla, debes tener en mente esta premisa:

1. Haz un listado con tus tareas pendientes del día.
2. Toma un temporizador y programa 25 minutos, es decir, un pomodoro.
3. Trabaja en una sola tarea durante ese tiempo y procura no distraerte con nada, pues tendrás que reiniciar el temporizador.
4. Al sonar el pomodoro, descansa durante cinco minutos.
5. Reinicia el tiempo y vuelve a trabajar un pomodoro más.
6. Luego de cuatro pomodoros, puedes descansar por al menos 15 o 20 minutos.

Claves para que la técnica Pomodoro funcione:

SCRUM o melé es una jugada que hacen los equipos de rugby, en la que ganar la pelota depende del trabajo en equipo y del despliegue de las mejores habilidades de los jugadores. Cada uno ocupa su lugar basándose en el rol que desempeñan: están los que fortalecen la alineación, los que estabilizan la jugada y el que recupera el balón.

¿Cómo funciona el método SCRUM?

Esta técnica de productividad laboral consiste en el planteamiento de proyectos cuyas tareas se trabajan por intervalos de varias semanas en las que se alcanzarán los objetivos establecidos. Recuerda:

1. El primer día de sprint debes solicitar a tu cliente interno o externo los requerimientos que tenga sobre un proyecto. Tú y/o tu equipo elaboran la lista de tareas por nivel de prioridad que sepan que pueden cumplir en el intervalo de tiempo establecido.
2. Cada día del sprint revisas los avances que has logrado en una reunión con tu equipo de no más de 15 minutos. Debes pensar en tres aspectos clave: qué has hecho, qué harás y qué impedimentos tienes para desarrollar tus tareas.
3. El último día del sprint, tanto si trabajas solo como en equipo, presentas tus entregables a tu cliente interno o externo y, luego, debes analizar en retrospectiva cuáles fueron los retos para terminar tu trabajo y cómo podrían solucionarse.

Esta técnica no es compleja y te permite trabajar mucho más enfocado ya que tienes tareas claras, concretas y bien orientadas a un objetivo mayor. ¡Deja de agobiarte! Trabaja con intervalos de tiempo de entre dos y cuatro semanas y cumple con tus propias expectativas y las de los demás miembros de tu equipo y clientes.

¿Cuáles son sus beneficios?

Esta exitosa técnica de productividad laboral y personal es el resultado del trabajo de un mago, camarero, instructor de karate y gerente de agencias de viajes, pero, sobre todo, de un empresario. ¿Crees que hablamos de cinco personas diferentes? ¡No! El norteamericano David Allen puede presumir de haber tenido 35 profesiones antes de cumplir sus 35 años.

La profesión que eligió definitivamente es la de empresario y escritor. En 2001 publicó su libro Getting Things Done (“Organízate con eficacia”, en español). ¡Veamos de qué se trata!

¿Cómo funciona la técnica GTD?

Es muy sencillo de aplicar porque incluso las herramientas que necesitas son muy básicas, sobre todo si prefieres lo clásico a la tecnología. Para utilizar esta técnica, ten en cuenta lo siguiente:

¿Qué ventajas aporta a tu desempeño laboral?

Imagina al expresidente y general del ejército de los Estados Unidos, Dweight Eisenhower, en su despacho, tomando las decisiones que guiarían el futuro del país. ¿Sabías que es famoso por su gran capacidad para gestionar el tiempo? Sí, tanto en la Segunda Guerra Mundial como en la tranquilidad de la Casa Blanca, el exmandatario tenía tiempo para todo y lo lograba gracias a un sistema de productividad creado por él mismo: una matriz que ahora se conoce como “La caja de Eisenhower”.

¿Cómo funciona la Caja o Matriz de Eisenhower?

Antes de empezar, no olvides que:

• Tomarás mejores y más rápidas decisiones sobre en qué trabajar y el orden de prioridad.

• Encontrarás más balance entre las tareas, la energía y tiempo que les dedicas.

• Te mantendrás enfocado en tus objetivos laborales y personales.

Hace poco más de 100 años, en Estados Unidos, un rico productor de acero llamado Schwab se preguntaba, constantemente, cómo aumentar el desempeño laboral de sus empleados. Así que un día contactó a Ivy Lee, un muy respetado consultor de productividad de la época.

Ivy Lee le pidió solo 15 minutos con cada uno de sus empleados y sin facturar por sus servicios. Después de tres meses y según habían acordado, Schwab envió un cheque por el monto que él consideraba que había valido la consultoría de Lee, de acuerdo a los resultados obtenidos. Lee terminó cobrando $25.000 dólares por su trabajo. ¡La técnica fue un rotundo éxito!

¿Cómo funciona el método de Ivy Lee?

Si te gusta lo vintage, esta será tu técnica favorita. No olvides su premisa:

Claves para que tu lista de seis tareas funcione: